Bitelia

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• Cómo organizar la información que manejamos a diario en Evernote
• Aprovecha al máximo Google Tasks con trucos para aumentar la productividad
• Cómo montar imágenes ISO en Windows y Mac
• Programas para hacer copias de seguridad de Windows

Cómo organizar la información que manejamos a diario en Evernote Posted: 14 May 2013 03:22 PM PDT Evernote es un servicio que nos encanta y del que hemos hablado en alguna que otra ocasión al hablar de productividad y de herramientas y servicios en la nube para tomar notas. Si bien el uso y posibilidades del servicio es algo que hemos tratado alguna vez, así como las integraciones con otros servicios o trucos para sacarle partido, puede ser interesante para todo aquel que aún no se haya atrevido a dar el gran salto que dediquemos unos minutos a cómo podemos sacarle partido a este servicio y mejorar mucho nuestra productividad y cómo gestionamos la información que manejamos en nuestra vida diaria. Contexto Seguramente, a más de uno le sonará familiar un entorno de trabajo en el que la información está distribuida entre el correo electrónico, un cuaderno de papel donde tomamos notas de las reuniones a las que asistimos o apuntamos lo que vamos haciendo, artículos que nos gustan guardados en nuestros favoritos el navegador o en Delicious o, incluso, marcados como favoritos en nuestro lector de feeds. Al final, llega un momento en el que la información que manejamos a diario, por ejemplo, para trabajar, anda dispersa en varios contenedores y no siempre los tenemos accesibles e, incluso, si no somos organizados podemos acabar perdiéndola o perdiendo mucho tiempo en encontrar algo. En mi caso, solía guardar todos los cuadernos que completaba para consultar la información con posterioridad, sin embargo, este sistema de archivo no me servía de mucho si estaba fuera de la oficina o lejos de mi puesto de trabajo. Si a esto le sumamos que, para un mismo proyecto, tenía la información dispersa entre documentos archivados en la red, herramientas de gestión de tareas, el correo electrónico y notas manuscritas, la diversidad de fuentes me hacía perder tiempo al buscar una cosa o, al final, recurrir a malas prácticas como imprimir correos electrónicos y guardarlos en mi cuaderno de notas y terminar nadando en aún más papel. ¿En qué te puede ayudar un servicio como Evernote? Con tantos repositorios de información, al final, uno se da cuenta que necesita cambiar las cosas y optar por un modelo flexible que permita canalizar toda la información relevante y que, por tanto, vamos a consultar con bastante frecuencia. Este almacén centralizado es el rol que podemos darle a Evernote y usar el servicio como un repositorio de toda la información que consideramos relevante, un cuaderno personal en el que organizar la información del trabajo, nuestra información personal, nuestros favoritos o, incluso, nuestra colección de guías y documentos electrónicos que solemos tener como referencia. Dependiendo del volumen de información que manejemos o que generemos, tendremos que plantearnos optar por una cuenta premium o apañarnos con la cuenta gratuita pero, en cualquiera de los dos casos, los hábitos y pautas de uso no varían mucho. La cuestión principal es mentalizarse y comenzar a adoptar Evernote como un sustituto del papel y evitar, en la medida de lo posible, tener tan dispersa la información. Evernote no sustituye al correo electrónico ni al papel ni al PowerPoint ni nada por el estilo, pero sí que nos ayuda a organizar toda esta información gracias a la posibilidad de crear libretas distintas para cada tema (personal, trabajo, aficiones, etc) y darle contexto a cada nota de nuestros cuadernos mediante un sistema de etiquetas que nos permite catalogar la información (reuniones, documentos, proyectos, etc). ¿Cómo empezar a usarlo? Si nunca te has animado a usar Evernote como sustituto del cuaderno, personalmente, creo que eliminar "el papel" de nuestro día a día puede ser una buena forma de empezar a usarlo. ¿Y en qué sentido podemos eliminar el papel? ¿Qué usos podemos darle? Principalmente, podemos usar Evernote para: Sustituto de nuestro cuaderno de trabajo, apostando por un servicio en la nube que hace que tengamos la información accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento puesto que desde nuestro smartphone podremos acceder a la información. Podremos capturar información que encontremos en la web y llevarla a Evernote (aprovechando la potencia de su buscador) gracias a extensiones como Web Clipper o Clearly. Gestionar listas e información personal: recetas de cocina, listas de la compra, planes de viaje o cualquier otra cosa que sea susceptible de terminar en una hoja de papel que se puede acabar perdiendo. Archivar documentos: facturas, documentación de referencia, resguardos, tarjetas de visita, etc Evernote nos permite gestionar la información "con dos dimensiones", es decir, trabajamos con libretas (cuadernos virtuales) y con etiquetas. Si bien es cierto que podemos anidar libretas y hacer que un cuaderno, a su vez, cuelgue de otro cuaderno; creo que es importante arrancar con un modelo simplificado y con el paso del tiempo lo vayamos complicando y haciéndolo evolucionar a la vez que vamos perfeccionando nuestro manejo de la herramienta. Una buena forma de empezar puede ser la de manejar un cuaderno por cada proyecto que tengamos en cartera y convertirlo en el diario del proyecto (personal, del trabajo, un viaje que estemos organizando, etc). Dentro de cada uno de estos cuadernos iremos generando notas que contendrán anotaciones, documentos que queramos archivar o, incluso, correos electrónicos. La gestión de los correos, particularmente, la considero muy interesante porque cada usuario de Evernote recibe una especie de buzón al que podemos reenviar correos que, automáticamente, se transformarán en notas (en las que se añaden los archivos adjuntos al mensaje). Una vez vayamos generando las notas, la segunda dimensión con la que trabajaremos será la que aporta contexto a cada nota, es decir, las etiquetas. Las etiquetas, de la misma forma que las usamos en un blog, nos sirven para catalogar la información (reuniones, entregables, documentos a revisar, etc) y, para un proyecto determinado, realizar una navegación mucho más temática y localizar la información mucho más rápido. Al principio tendremos que ir generando nuestro sistema de etiquetas pero, conforme pase el tiempo, no necesitaremos añadir muchas etiquetas nuevas y conseguiremos tenerlo todo en orden. ¿Qué cosas puedo almacenar ahí? En mi caso, utilizo libretas para los proyectos en los que estoy involucrado y, en cada una de estas libretas, mantengo anotaciones personales, actas de las reuniones, documentos de referencia y los correos electrónicos relevantes relacionados con los proyectos. De esta forma, mantengo en un único sitio la información que tradicionalmente tenía dispersa y siempre la tengo a mano y accesible. Por otro lado, mantengo en Evernote una colección de libros y guías en formato PDF que tengo archivadas en el servicio para poder consultarlas y tener accesible la información que almaceno así como capturar y archivar documentos y artículos que encuentro por la red y que me parecen interesantes o relevantes para mi trabajo. Pero, realmente, es cuestión de encontrarse cómodo e ir guardando todo aquello que queramos mantener en orden y evitar que esté disperso en varios sitios inconexos. Combinando Evernote con otros servicios Finalmente, aunque quizás pueda ser interesante profundizar algo más en el tema más adelante, una de las ventajas de Evernote es que combina bien otros otros servicios y, además, alrededor de Evernote se ha creado un potente ecosistema de aplicaciones y servicios que lo integran. IFTTT nos puede ayudar a automatizar tareas y procesos con Evernote, Kustom Note nos ayuda a definir plantillas para nuestras notas (y ahorrarnos tiempo)o, por ejemplo, Live Minutes, que nos abre la puerta a la realización de reuniones virtuales donde Evernote es el servicio en el que generar el acta de la reunión mientras esta celebra. De hecho, Evernote pone a nuestra disposición un editor de imágenes (Skitch) o un gestor de tarjetas de visita (Evernote Hello) para facilitarnos aún más las cosas. Mantener ordenada nuestra información nos puede ahorrar tiempo y, entre todas las opciones disponibles, Evernote es una buena opción para hacerlo; eso sí, requiere por nuestra parte que lo pongamos en práctica. La entrada Cómo organizar la información que manejamos a diario en Evernote aparece primero en Bitelia.

Aprovecha al máximo Google Tasks con trucos para aumentar la productividad Posted: 14 May 2013 09:32 AM PDT Hace algunos meses, hablamos sobre las diferentes formas que tenemos para aprovechar Google Tasks, la herramienta dentro de Gmail que nos permite organizar listas de tareas. A pesar de la existencia de herramientas más avanzadas, como por ejemplo Wunderlist, Google Tasks sigue encantando gracias a su simplicidad y su incorporación en Gmail. En esa oportunidad, hablamos de algunos consejos de usabilidad, mientras que hoy vamos a ahondar un poco más en su uso específico, y les contaremos sobre algunos trucos de Google Tasks que vendrán perfectos para aumentar nuestra productividad personal. Por supuesto, por cada receta de productividad personal que existe, hay otra cantidad equivalente que también podría ser exitosa. Realmente depende de cada persona; lo que está en nosotros es elegir la receta que más nos convenga para poder organizarnos mejor. Google Tasks es una buena herramienta por una serie de motivos, entre ellos, no es complicado aprenderla a usar, se encuentra integrada con nuestro correo electrónico, y tiene el aval de Google y por ende se puede sincronizar con muchas de sus herramientas. Esperamos que estos trucos de Google Tasks les sean útiles, y si no, también pueden dejar sus propias sugerencias en los comentarios. Crear una nueva ventana: cuando abrimos Google Tasks, se abrirá en una nueva "caja" dentro de la interfaz de Gmail. Si trabajamos constantemente con nuestro correo electrónico abierto (y si Gmail es nuestro principal correo laboral) entonces no tendremos problemas. Sin embargo, algunos querrán tener una ventana diferenciada para Tasks. Es recomendable para concentrarnos más en una tarea específica sin tener que distraernos con nuestros correos electrónicos. Para poder hacer esto, tenemos que hacer clic en la flecha que aparece en la esquina superior derecha. Parece tonto, pero nos puede ayudar a ser más productivos. Crear diferentes listas de tareas: Google Tasks nos asigna automáticamente una lista de tareas, que será la default a usarse cada vez que se abra. Sin embargo, esto no quiere decir que solamente podemos usar esa. De hecho, podemos organizar nuestras tareas de acuerdo con diferentes listas y prioridades. Si hacemos clic en el ícono con las viñetas que se encuentra en la esquina inferior derecha, encontraremos la opción de dar un nuevo nombre a nuestra lista, pero también de agregar una nueva. Además, desde este ícono podemos ir cambiando de una lista a la otra para ver cuántas nos quedan pendientes. Editar las tareas: las tareas en Google Tasks se pueden crear fácilmente, apenas haciendo clic en el mouse. Si queremos seguir con eso, puede ser muy útil. Sin embargo, también podemos editar las tareas en profundidad para, además, tener una comunión más amplia con el resto de las herramientas de Google. Este es uno de los trucos de Google Tasks más importantes y más sencillos. Si hacemos clic en la flecha que aparece cuando nos detenemos en una tarea, o cuando hacemos Enter desde una de ellas, accederemos al panel principal de la tarea desde donde vamos a poder agregar una fecha límite para completarla, y algunas notas. También podemos asignar la lista de tareas en la que estará. Crear subtareas: este es uno de los trucos de Google Tasks más usados, porque la realidad es que, si bien Google Tasks no reconoce la separación en subtareas, sí tiene una funcionalidad que nos permite indentar tareas para hacer parecer que se trata de una subtarea. Por ende, esto se puede hacer por motivos visuales que nos ayuden a organizarnos pero nada más allá de eso. Parece una tontería, pero puede ser importante cuando tenemos diferentes tareas por hacer y algunas de ellas podrían agruparse en una tarea específica con subtareas. Usar atajos de teclado: somos fanáticos de los atajos de teclado, y dentro de Google Tasks, sorprendentemente dado el tamaño de esa ventanita, también podemos olvidarnos del mouse para movernos a través de nuestras tareas. Si hacemos clic en el botón de acciones, nos encontraremos con una lista con todos los atajos de teclado, por ejemplo, Tab para indentar, Ctrl + Abajo para movernos para abajo, etc. Agregar tus correos como tareas: esta funcionalidad quizás permanece oculta para los usuarios más básicos de Google Tasks, pero también es importante. Si vamos a la opción de Más que se encuentra en la barra superior dentro del correo electrónico, encontraremos una opción que se llama "Agregar a Google Tasks". Cuando hacemos clic, ese correo electrónico (con su asunto como nombre) se agregará como una tarea, junto con un enlace que nos llevará al correo electrónico original (lo que significa que podemos archivarlo y ponerlo en una carpeta para que no estorbe en la bandeja de entrada). Como una tarea, también le podemos poner una fecha límite, y nunca nos olvidaremos de responderlo. Organizar tus tareas por fechas: si necesitamos ordenar nuestras tareas por prioridad, y cada una de ellas están propiamente editadas con una fecha límite, Google Tasks nos permite organizar los ítems de acuerdo con la fecha. Tenemos que hacer clic en Acciones para seleccionar "Organizar por fecha", la anteúltima opción. Dentro del menú de Acciones vamos a encontrar otras prácticas herramientas, como por ejemplo borrar todas las tareas completadas. Enviar listas de tareas por correo: también dentro del menú de Acciones nos encontramos con la opción de enviar una determinada lista por correo. Así, podemos compartir nuestro trabajo pendiente con nuestros colaboradores, y recibir una mano de ayuda si la necesitamos. Este es uno de los particularmente prácticos trucos de Google Tasks cuando estamos trabajando en equipos o cuando usamos la herramienta en un entorno laboral. 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Cómo montar imágenes ISO en Windows y Mac Posted: 14 May 2013 07:20 AM PDT Una manera de ahorrar en discos CD/DVD es crear imágenes ISO. Las imágenes ISO son archivos que esconden dentro el contenido de un disco óptico, con sus carpetas y archivos. Con un grabador de ISO, como ISO CD Burner, puedes grabar esta imagen, y con programas como Virtual Clone Drive puedes montarla para que Windows y Mac muestren su contenido como si fuera un lector de discos virtual. Te mostramos algunas de las mejores aplicaciones para montar imágenes ISO. Los programas que montan imágenes ISO emulan un lector de discos CD/DVD, mostrando el contenido de la imagen ISO como una unidad más. Esto te será útil para ejecutar copias de seguridad de juegos o documentos importantes guardados dentro de una ISO protegida con contraseña. Daemon Tools (Windows y Mac) Ya hemos hablado de Daemon Tools en el pasado, y es que este programa se ha ganado con los años el título de mejor programa para montar imágenes ISO, además de otros muchos formatos: MDX, MDS, MDF, B5T, B6T, BWT, CCD, CDI, BIN, CUE, APE, CUE, FLAC, CUE, NRG e ISZ. La versión más sencilla es Daemon Tools Lite, para Windows y Mac OS X, que puedes probar durante 15 días y que además de montar hasta cuatro imágenes ISO distintas, también las crea a partir de tus archivos. MagicDisc (Windows) De los creadores de Magic ISO Maker, un programa para crear imágenes ISO, nos llega MagicDisc, una aplicación muy práctica para montar imágenes ISO, NRG, MDS/MDF... ISODisk (Windows) Esta herramienta es de las más interesantes, pues permite crear tantas unidades virtuales para montar ISO como letras tiene al abecedario, quitando las letras ocupadas por el disco principal o C, y tu lector de DVD físico, normalmente con la letra D. Además, ISODisk genera imágenes ISO a partir de un CD/DVD real. Pismo File Mount (Windows) La máxima expresión de la sencillez. Pismo File Mount se integra en el menú contextual de Windows para que, haciendo clic con el botón derecho del ratón encima de una imagen ISO, puedas montarla con la opción Mount... Montar imágenes ISO en Windows 8 Entre las muchas novedades que trae Windows 8, se incluye el montaje de imágenes ISO y VHD. Para montar una imagen, tendrás que abrir el Explorador de archivos desde el Escritorio, ir a la carpeta donde se encuentra la ISO, seleccionarla y acudir a la pestaña Administrar. Desde ahí puedes montar la ISO o grabarla en un CD/DVD. Montar imágenes ISO en Mac OS X Aunque hemos visto aplicaciones para montar imágenes ISO en Mac, el sistema operativo de Apple tiene esta opción desde hace años. Para montar la imagen tan sólo hay que hacer doble clic en ella o acudir a Utilidad de Discos y desde "Archivo > Abrir imagen de disco..." Otros montadores de imágenes ISO que hemos visto con anterioridad en Bitelia son WinCDEmu o Furius ISO Mount. Elijas el que elijas no te defraudarán. La entrada Cómo montar imágenes ISO en Windows y Mac aparece primero en Bitelia.

Programas para hacer copias de seguridad de Windows Posted: 14 May 2013 04:42 AM PDT El pasado 31 de marzo fue el World Backup Day, el día mundial de la copia de seguridad. Como en otros casos, este día es simbólico, pues cada poco tiempo deberíamos realizar una copia de nuestros archivos y de Windows para restaurarlos y recuperarlos en caso de fallar nuestro ordenador, estropearse el disco duro o borrar algo por accidente. Hay muchas opciones para hacer copias de seguridad de Windows, algunas manuales, otras programadas, unas offline y otras basadas en la nube. En Bitelia hemos visto algunas aplicaciones que realizan copias de seguridad de Windows, como FileRplacer, Cobian Backup o Iperius Backup, por citar unos pocos. Uranium Backup Empezamos por este programa, en concreto por su versión gratuita, Uranium Backup Free. Se trata de una herramienta de copias de seguridad clásica, con copias programadas, aviso por correo electrónico, posibilidad de guardar los archivos en dos o más espacios a la vez, compresión en un único ZIP para que ocupe menos espacio y protegido con contraseña. Lo único negativo es su aspecto, que no llama mucho la atención, pero por contra es fácil de configurar. DFIncBackup Como en el caso anterior, el aspecto de DFIncBackup no es su mejor cualidad, pero al ver su lista de funciones, nos olvidamos enseguida de su diseño: copias de seguridad incrementales y diferenciales, compresión de la copia de seguridad en ZIP protegido por contraseña, copia manual o programada, apagado automático y aviso por correo electrónico al terminar la tarea de backup. Paragon Backup & Recovery Hemos hablado de Paragon con anterioridad para destacar su herramienta de particionado de disco. También tiene su propia aplicación para realizar copias de seguridad de Windows. Paragon Backup & Recovery, no confundir con Redo Backup and Recovery, también es una utilidad de backup al uso, con copias programadas, soporte para múltiples soportes internos y externos, copias sucesivas añadiendo únicamente los datos que han cambiado para tardar menos y ahorrar espacio (conocida como copia diferencial), posibilidad de restaurar la copia, e incluso tiene la opción de preparar una unidad USB a modo de disco ejecutable para hacer copias y restaurarlas sin iniciar Windows. Comodo Backup En este caso, Comodo Backup dos tipos de copia de seguridad: local y online. En el primer caso, puedes programar o realizar manualmente una copia en otra unidad de disco, externa o interna. En cuanto a la copia online, de forma gratuita tienes hasta 5 GB, ampliable mediante pago. Además de comprimir y cifrar los datos copiados, con Comodo Backup tienes la posibilidad de programar la copia en el momento más oportuno. MozyHome El modelo de backup de MozyHome se centra en usar sus propios servidores en Internet para guardar tus archivos a salvo. La cuenta gratuita ofrece 2 GB de espacio, ampliables mediante pago. Como en otros programas de corte más clásico, MozyHome realiza copias automáticas y programadas. Además, para ahorrar espacio opta por la copia incremental, renovando los archivos que cambian y manteniendo los que siguen igual en vez de copiar el mismo fichero varias veces en sucesivas copias. En cualquier caso, elijas el programa que elijas, recuerda usar un disco externo distinto al que guarda los datos originales que quieres copiar, asegúrate que ese disco está en buen estado y procura realizar las copias de seguridad de Windows de forma periódica y habitualmente, para evitar largos periodos de tiempo sin backup. Si tienes un percance con tu disco, lo agradecerás. La entrada Programas para hacer copias de seguridad de Windows aparece primero en Bitelia.

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