Bitelia

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7 consejos para una mejor gestión del correo electrónico

Posted: 02 Aug 2012 09:18 PM PDT

Constantemente veo y escucho a personas quejarse por la gran cantidad de mensajes que tienen pendientes por leer en las bandejas de entrada de sus cuentas de correo electrónico, y admito que personalmente también sufrí esta pesadilla por mucho tiempo, pero con un poco de orden y estableciendo una sana rutina logré llevar el conteo de mensajes por leer a cero y mantenerlo a raya desde entonces.

No se necesita ser un “gurú” de la productividad, tampoco necesitas instalar un complemento en el navegador. Las herramientas para gestionar de manera eficiente tu bandeja de correo electrónico ya las tienes en tus manos, solo debes saber usarlas adecuadamente y dedicar algunos minutos un par de veces al día para lograr el objetivo.

  • El primer paso para acabar con los contadores de mensajes no leídos es, aunque suene obvio, leer esos mensajes. Dedica 10 o 20 minutos cada mañana mientras disfrutas de una taza de café y otros 15 minutos después del almuerzo para leer -y responder en caso de ser necesario- esos mensajes que tienes pendientes. Comienza por los más antiguos e importantes y descarta aquellos que, con simplemente leer el asunto, sabes que no tienen mayor importancia, cómo por ejemplo, un newsletter muy antiguo o un recordatorio de un evento que ya sucedió.

  • Si aquellos minutos diarios no son suficientes y tienes acceso a tu correo electrónico desde un dispositivo móvil, aprovecha esos “tiempos muertos” en el transporte público camino al trabajo o de vuelta a casa para descontar otros tantos. Esos 2 o 3 correos extra que puedas leer cada día, se convertirán en un número importante al final de la semana.

  • Con las capacidades de almacenamiento “infinitas” que ofrecen la mayoría de servicios de correo electrónico actual, borrar mensajes resulta inútil y una verdadera perdida de tiempo. En lugar de eliminar, ¡organiza!, utiliza etiquetas, categorías, banderas o estrellas… lo que para ti sea más cómodo. En caso de que no tengas tiempo suficiente para dedicarte a organizar todos los mensajes, igualmente mantén tus mensajes leídos en la bandeja y usa el buscador interno para localizar rápidamente uno particular. Servicios como Gmail y Hotmail -ahora outlook.com- que son los más populares, facilitan esta tarea.

  • Particularmente los números en negrita encerrados entre paréntesis junto a la palabra “recibidos” tienden a molestarme un poco, sobre todo cuando ese número es mayor a 10, por lo que trato de no permitir que los mensajes superen ese límite. Establece un límite propio con el que te sientas cómodo y mantén a raya los mensajes no leídos.

  • Muchas veces me han preguntado por qué me preocupo por gestionar la carpeta de SPAM y borrar los mensajes basura varias veces al día. La respuesta es simple, solo me toma 20 segundos cada vez que lo hago y me ha salvado de perder algunos clientes. Por alguna razón que desconozco, correos importantes para mi han terminado en la carpeta de SPAM, de no haber sido por este -extraño- habito jamás los hubiese leído. Una vez que te acostumbras a “buscar en la basura”, resulta muy fácil descartar el correo no deseado con solo un vistazo y asegurarte de que no se fue algo importante por allí.

  • Algunos asuntos pueden resolverse rápidamente y de forma más eficiente utilizando medios alternativos al correo electrónico, como, por ejemplo, una llamada telefónica, una nota de voz o un simple mensaje en Whatsapp. Antes de redactar un email detente un par de segundos y pregúntate, ¿realmente necesito un correo para esto?. Si la respuesta es no, ya estarás ahorrando segundos -o tal vez minutos- valiosos.

  • Finalmente, y aunque no sea una tarea sencilla para todos, pide de manera educada a esas personas que te agregan a cadenas de mensajes molestos, que dejen de copiar tu dirección en su “lista de favoritos”. Personalmente me he ganado el disgusto de un par de amigos, pero funcionó y ya no tengo cadenas haciéndome creer que soy heredero de la fortuna de Bill Gates.



inSSIDer para Android, una útil herramienta para mejorar tu red Wi-Fi

Posted: 02 Aug 2012 04:57 PM PDT

La proliferación de redes wi-fi y el aumento de dispositivos que pueden utilizar este tipo de redes han provocado que, en determinadas ocasiones, percibamos cierta lentitud en las redes wi-fi que usamos o problemas de cobertura. Si nos hemos encontrado en estos casos, seguramente nos encontremos en zonas donde confluyen las señales de múltiples redes que pueden actuar como interferencias unas de otras y, precisamente, para ayudarnos a analizar nuestro entorno para buscar los canales radio óptimos para configurar nuestra red podíamos usar, entre otras, una aplicación en software libre llamada inSSIDer que nos ofrecía información relativa a las redes que tenemos a nuestro alrededor, la potencia de emisión de éstas y los canales que utilizan para transmitir. Como no siempre podemos contar con un ordenador portátil, los desarrolladores de la aplicación han lanzado una versión para Android que, la verdad, vale la pena tener instalada.

inSSIDer para Android es una herramienta a tener muy en cuenta si trabajamos en la configuración de redes o, simplemente, queremos mejorar la configuración de la red wi-fi de nuestra casa o de la casa de algún amigo. Compatible con terminales que tengan instalado Android 2.3.3 o superior, esta aplicación dotará a nuestro smartphone o a nuestra tableta de un potente analizador con el que visualizar las distintas redes wi-fi que detectamos desde nuestro dispositivo móvil así como datos característicos como la potencia recibida o el canal en el que emiten.

¿Y para qué queremos conocer estos datos? Un canal con pocas redes emitiendo en el que, además, estas redes vecinas se reciban con una potencia baja, puede ser un buen canal de emisión para nuestra red puesto que estaríamos minimizando las interferencias con otras redes y, por tanto, mejoraríamos la calidad de nuestra red. De hecho, una de las vistas de la aplicación nos mostrará, para cada canal, el número de puntos de acceso wi-fi que está emitiendo a dicha frecuencia y la potencia de señal de éstos (para localizar de un simple vistazo los canales óptimos).

Teniendo en cuenta lo sencilla que es de manejar y la presentación tan visual que nos ofrece de los datos, además de ser gratuita, vale la pena descargarla de Google Play, probarla y, por ejemplo, optimizar la configuración de la red wi-fi de nuestra casa.



Las listas de Twitter, la clave para segmentar contenidos

Posted: 02 Aug 2012 01:08 PM PDT

Twitter es una red social con la que podemos tener acceso a gran cantidad de información, ya sean enlaces de interés vinculados a nuestra actividad diaria, contenidos relacionados con nuestras aficiones, noticias de actualidad o, simplemente, información relativa a lo que hacen nuestros amigos. En resumidas cuentas, nuestro timeline puede convertirse en un maremágnum de tweets de lo más variado que, lógicamente, solemos revisar en busca de cosas que consideremos de nuestro interés. Con la idea de segmentar mejor la información y localizar, entre tanta variedad, los contenidos relevantes, hace ya tiempo que Twitter puso a la disposición de los usuarios las listas; un recurso que, bien utilizado, puede ayudarnos mucho a procesar toda la información del timeline y evitar eso que llaman infoxicación, es decir, la sobrecarga de información.

Las listas son un recurso que Twitter desplegó hace casi tres años con la idea de facilitar a los usuarios la revisión de su timeline y que, por tanto, podemos utilizar para segmentar la información que recibimos y, así, poder revisar aspectos concretos sin necesidad de recorrer todo nuestro timeline y leernos todo lo que tenemos pendiente.

Decir que una lista es, por tanto, una “colección” de perfiles que seguimos que se agrupan bajo el paraguas de un aspecto o temática común, realmente, no es decir nada nuevo (sobre todo porque el recurso lleva disponible bastante tiempo). Sin embargo, teniendo en cuenta que hay 500 millones de usuarios en esta red social, no está de más organizar las cuentas que seguimos para poder realizar lecturas temáticas según nos apetezca o en base al entorno o lugar en el que nos movemos, consiguiendo aumentar nuestra productividad y evitando emplear más tiempo del necesario en procesar la información pendiente.

¿Y por qué es importante usar las listas? Quizás al principio pueda parecer algo tedioso de organizar, al igual que puede parecer hacer lo propio en Facebook, pero este tipo de tareas debemos verlas como una inversión que nos ayudará a ser mucho más productivos y ágiles a la hora de revisar lo importante puesto que, entre otras cosas, nos ofrecen:

  • La posibilidad de ordenar de manera temática una selección de los perfiles que seguimos y obtener así un resumen de publicaciones que consideramos de calidad, es decir, perfiles de los que solemos leer la mayoría de cosas que publican y que, por tanto, no nos queremos perder.
  • La capacidad de organizar la información de actualidad y seguir, de una manera muy cómoda, las publicaciones que generan una selección de asistentes a un evento o un grupo de usuarios cuyas opiniones consideramos de gran valor (por ejemplo durante la retransmisión de un evento en vivo).
  • Libertad total para agregar en las listas perfiles que no tenemos por qué seguir, es decir, podemos consumir información de perfiles que no seguimos y, por tanto, no “emborronan” nuestro timeline. Dicho de otra forma, es un recurso muy útil para crear una “cuarentena” de perfiles y valorar si seguirlos o no tras observar su actividad.
  • Realización de revisiones temáticas, es decir, según sea el momento del día (o lo que andemos buscando), podemos revisar las listas y obtener información filtrada y focalizada en temáticas concretas.

Una vez vistas las posibilidades que tienen las listas, la siguiente pregunta que, seguramente, resuene en nuestra cabeza es qué tipo de listas hacemos y sobre qué temáticas. En este caso, la respuesta no es nada simple y, por tanto, tenemos total libertad para definir las listas que queramos confeccionar (hasta un máximo de 20) pero, bajo mi punto de vista, podríamos plantearnos las siguientes:

  • Listas vinculadas a relaciones personales o profesionales: compañeros de trabajo, contactos profesionales, familia o amigos
  • Eventos: congresos (agregando a los ponentes o asistentes), campañas electorales (agregando perfiles de políticos), citas deportivas (comentaristas, deportistas, etc)
  • Aficiones: música, cine, restaurantes, etc
  • Actualidad: prensa, blogs, líderes de opinión, periodistas, radio, TV, etc
  • Recomendaciones de perfiles
  • Listas temáticas: tecnología, software, aplicaciones, etc

Otro detalle importante a tener en cuenta es la visibilidad de las listas puesto que éstas pueden ser públicas (visibles en nuestro perfil) y privadas (solamente para nuestro uso). La asignación de una propiedad u otra, lógicamente, dependerá de la temática de la lista y los integrantes de ésta, puesto que una agrupación “mal entendida” podría ocasionarnos algún que otro dolor de cabeza porque alguien se sienta ofendido.

Bajo mi punto de vista, las lista vinculadas a relaciones personales o profesionales deberían ser privadas y las vinculadas a información pública (eventos, noticias, etc) o a listas de perfiles que recomendemos sí que podrían ser públicas (y un interesante vehículo con el que estrechar relaciones con otros usuarios porque éstos se vean reflejados en alguna de nuestras listas a recomendar).

Hacer una lista solamente requiere unos minutos y, realmente, su efecto es algo que notaremos porque nos ahorrarán tiempo y, además, nos ayudarán a disfrutar aún más de la experiencia en Twitter.



Publicación de contenidos sin salir del navegador

Posted: 02 Aug 2012 04:59 AM PDT

Internet somos todos. Una red de dispositivos y de personas detrás de los mismos donde compartimos todo tipo de contenidos. Imágenes, música, fotografía… información que conforma una de las fuentes de datos más grandes del mundo, si no la que más.

ScribeFire

Desde hace algunos años, los blogs se han posicionado como una de esas fuentes de información. Desde publicaciones como ésta a blogs personales, privados… las posibilidades son infinitas, y las plataformas para publicar también se cuentan por muchas. Seguramente muchos tengáis un blog, o varios, y en diferentes plataformas. Y es ahí donde entra en juego ScribeFire.

Se trata de un complemento, disponible para Firefox y Chrome, que nos permite publicar contenidos en una amplia gama de plataformas (WordPress, Blogger, etc) sin tener que ingresar directamente en las mismas. Un frontend desde el que podemos publicar sin salir del navegador ni ingresar en los CMS habituales.

Recomendable sobre todo para gente que publique en varios blogs, independientemente de la plataforma en la que se sustenten, se trata de una manera diferente de hacerlo, una manera unificada.

Por cierto, éste post está escrito y publicado íntegramente desde ScribeFire, y desde la comodidad de un navegador en el que basta con ingresar los datos de la cuenta una sola vez para hacerlo.



5 complementos para sacar todo el partido a las pestañas en Opera

Posted: 02 Aug 2012 04:34 AM PDT

Con la gran oferta de navegadores de hoy en día, y productos tan buenos como Google Chrome o Mozilla Firefox, a veces nos olvidamos de que otros les siguen de cerca. Uno de ellos que hay que tener muy en cuenta es Opera, que lleva bastante tiempo sorprendiéndonos con sus novedades y que podríamos decir está avanzando a pasos agigantados.

Opera Logo

Opera lanzó la versión 12.00 hace poco más de un mes, con la 12.50 ya asomando en forma de beta, y su galería de complementos nunca fue mayor, algo que potencia las funcionalidades que se van filtrando con cada versión.

Por eso hoy he querido preparar 5 complementos para Opera para aprovechar una de las grandes funcionalidades de los navegadores de hoy en día: La navegación por pestañas.

Tab Grouper

Tab Grouper

La primera, de las más importantes. Tab Grouper es el gestor de pestañas que todo el mundo quiere tener en Opera, una herramienta con la que podemos organizar fácilmente todas las pestañas que utilizamos agrupándolas por URL.

Especialmente útil a la hora de no infectar nuestro navegador con cientos de pestañas que pertenecen al mismo sitio pero por supuesto se abren de forma individual, se trata de una herramienta que nos ayudará a ser más productivos y a no tener que buscar entre todas ellas. Basta con hacer un clic sobre la extensión para agrupar todas las pestañas de forma automática. Sólo para Opera 12.

AutoStack

AutoStack

Otra herramienta para agrupar pestañas aunque con una aproximación diferente. AutoStack crea grupos de pestañas basándose en la procedencia de las mismas, es decir, si hemos abierto una nueva pestaña desde esta página, tal vez pulsando en alguno de los vínculos a las extensiones, AutoStack la pondrá en su mismo grupo, y no al lado.

No tenéis más que instalar la extensión para probarlo, para lo que es necesario la última versión del navegador (de 12 en adelante).

Tab Vault

Tab Vault

Tab Vault es el Read It Later de las pestañas. Una muy buena idea que nos permite retomar pestañas más tarde, tal vez en un momento en el que podamos encargarnos de ellas.

¿Alguna vez habéis tenido tantas pestañas abiertas que el navegador ha comenzado a ralentizarse? En estas situaciones puede suceder que nos pongamos a buscar qué pestañas cerrar, sin éxito: Todas contienen información vital que aun no hemos consumido. Tab Vault es ideal para esas situaciones y liberar memoria sin que tengamos que perder contenidos.

No Dupes

NoDupes

Aunque Tab Grouper, la primera extensión de la que hablé, incluye una funcionalidad similar, No Dupes es un complemento específico para el tema de cerrado de pestañas duplicadas, algo que a veces afecta al rendimiento y a la organización de nuestro navegador.

Basta con utilizar el botón de la extensión para eliminar de un plumazo todas las pestañas duplicadas, permaneciendo abierta la que tengamos seleccionada en caso de que se haya encontrado su duplicado o duplicados. Lo mejor de todo es que podemos ocultar el botón de extensión y hacer que aparezca sólo cuando haya duplicados.

PanicButton

Panic Button

¿Y si lo que queremos es ocultar las pestañas en lugar de cerrarlas? Para eso existe PanicButton, un botón de pánico que esconde todas nuestras pestañas cuando se utiliza y oculta la información de las mismas.

Al pulsarlo el botón se convertirá en una indicación numérica con el número de pestañas que hemos ocultado para más tarde poder retomarlas. Y por si fuera poco, podremos retomarlas aun cuando hayamos cerrado el navegador, ya que permite guardar la sesión actual.



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